Rekisteriseloste

Turun Feeniks-koulun tukiyhdistyksen rekisterin tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste

Turun Feeniks-koulun tukiyhdistys käsittelee hallinnoimiaan henkilötietoja vastuullisesti ja henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lakeja, viranomaisten ohjeistuksia sekä hyvää hallintotapaa.

Laatimispäivä 20.7.2018

Rekisterinpitäjä
Turun Feeniks-koulun tukiyhdistys ry
Suntiontie 12 as 2
20540 Turku
info@turunfeenikskoulu.fi


Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Johanna Nurmi
info@turunfeenikskoulu.fi


Rekisterin nimi
Turun Feeniks-koulun tukiyhdistys ry:n rekisteri.


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Turun Feeniks-koulun tukiyhdistyksen ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, yhdistyslain mukaisen jäsensuhteen hoitamista varten sekä soveltuvin osin
rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden yhdistystoiminnan hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.


Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös viestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muuhun toimintaan osallistumisen yhteydessä.


Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät
Rekisteri sisältää tietoja Turun Feeniks-koulun tukiyhdistys ry:n jäsenistä, Turun Feeniks-koulun oppilaista sekä heidän huoltajistaan, sähköpostilistan tilaajista, lahjoittajista, yhdistyksen järjestämien tapahtumien osallistujista sekä yhdistyksen muuhun toimintaan osallistuneista tai lisätietoja pyytäneistä henkilöistä. Rekisterin osat voivat sijaita eri järjestelmissä, joita kaikkia käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisin suojausperiaattein.

Rekisteri sisältää seuraavia yksilöintitietoja: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Rekisterissä voidaan käsitellä lisäksi rekisteröidyn itsensä antamia tietoja omasta ammatistaan tai taustaorganisaatiostaan, erityistaidoista tai osaamisesta, kiinnostuksesta osallistua yhdistyksen eri toimintamuotoihin sekä tietoja jäsenluokasta. Turun Feeniks-koulun oppilasrekisteri sisältää lisäksi seuraavia tietoja: oppilaan syntymävuosi, allergia- ja erityisruokavaliotiedot, kotikunnan määräämän tutkivan opettajan yhteystiedot, oppilaan huoltajien tiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), sekä mahdolliset muut oppilaan huoltajien antamat tiedot, kuten lapsen terveydentilaan tai erityistarpeisiin liittyvät tiedot.


Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Turun Feeniks-koulun tukiyhdistys ry:n jäsenet, Turun Feeniks-koulun oppilaat sekä heidän huoltajansa, yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin tai muuhun toimintaan osallistuneet, yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneet ja lisätietoja pyytäneet henkilöt sekä sähköpostilistan tilanneet henkilöt.

Tietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti.


Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Säännönmukaisia tietolähteitä ovat jäsenen tai tapahtuman osallistujan itse ilmoittamat tiedot, sekä oppilaiden huoltajat ja laskutuksen tietokannat. Lisäksi rekisteriin saatetaan lisätä tietoja yleisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten sidosryhmien verkkosivuilta.


Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritietoja voidaan siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.


Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterinsuojauksen periaatteet

a) manuaalinen aineisto

Osaa rekisteristä (kirjanpitoaineisto) säilytetään manuaalisena aineistona lukitussa tilassa. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä manuaalisen aineiston tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

b) sähköinen aineisto

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä
sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen tarkistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot sekä saada niistä itselleen pyydettäessä kopiot. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itsestään rekisteriin merkittyjen tietojen korjaamista. Mikäli tiedoissa on virheitä, tulee korjaamispyyntö tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseen tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. On huomattava, että kaikkia tietoja ei välttämättä voida heti poistaa esimerkiksi kirjanpitosääntöihin
perustuen. Poisto tehdään anonymisoimalla asiakkaan tiedot eli poistamalla tai salaamalla kaikki sellainen tieto, jonka perusteella asiakas voitaisiin tunnistaa.

Oikeus valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.